En tant que syndic ou gestionnaire bénévole d'une ACP, vous envoyez chaque année la même pile de courrier: la convocation à l'assemblée générale, le procès-verbal, les décomptes et de temps en temps une lettre à tous les occupants. Une partie doit partir en recommandé, le reste non. Et cette différence compte: une lettre recommandée coûte 9,85 € en 2026, une lettre ordinaire 1,63 €.
Vous découvrez ci-dessous ce que disent les sources sur la convocation et le procès-verbal, ce que coûte le courrier d'un immeuble de 20 ou 50 lots et comment économiser sur le courrier ordinaire. Il s'agit d'informations générales, pas d'un avis juridique: la loi, votre acte de base et votre règlement de copropriété priment toujours.
Un syndic doit-il envoyer la convocation à l'assemblée générale en recommandé?
Oui. Selon la brochure Petite copropriété de Homegrade, le centre de conseil bruxellois en matière de logement, le syndic doit faire la convocation par lettre recommandée à la poste, au moins 15 jours avant la date de l'assemblée, sauf en cas d'urgence. La lettre est envoyée à la dernière adresse communiquée par le copropriétaire lui-même.
"Le syndic doit faire la convocation par lettre recommandée à la poste [...] au moins 15 jours (sauf en cas d'urgence) avant la date de l'assemblée."Homegrade, brochure Petite copropriété (traduction)
Quimmo dit la même chose et ajoute: la convocation recommandée se fait aux frais de l'ACP, et 15 jours est un minimum. Si le règlement de copropriété impose un délai plus long, c'est celui-là que vous suivez. Prévoyez donc une marge: une lettre recommandée est généralement présentée le jour ouvrable suivant, contre signature.
Selon Quimmo, les locataires et autres occupants doivent aussi connaître la date de l'assemblée, notamment via un avis affiché à un endroit visible de l'immeuble. Aucun timbre n'est donc nécessaire pour cela.
À lire aussi: Envoi recommandé: prix 2026, règles et alternatives
Un syndic peut-il envoyer la convocation à l'assemblée générale par e-mail?
Oui, mais pas à n'importe qui. Selon Quimmo, la convocation peut aussi se faire par e-mail, mais uniquement pour les propriétaires qui y ont consenti individuellement et par écrit. L'accord doit donc être donné par propriétaire et par écrit. Une adresse e-mail qui figure par hasard dans votre fichier ne suffit pas en soi.
En pratique, vous travaillez avec deux listes: les propriétaires ayant signé un accord e-mail reçoivent la convocation par e-mail, tous les autres par lettre recommandée. Conservez soigneusement les accords signés dans le dossier de l'ACP.
€Astuce: faites signer un accord e-mail
Demandez aux propriétaires qui le souhaitent de consentir individuellement et par écrit à une convocation par e-mail, par exemple avec un coupon joint à la prochaine convocation ou lors de l'arrivée d'un nouveau propriétaire. Chaque accord fait économiser à l'ACP une lettre recommandée par assemblée: 9,85 € en 2026, 10,76 € à partir de 2027. Avec 10 accords, cela représente déjà 107,60 € par convocation en 2027 (exemple de calcul).
À lire aussi: Lettre ou e-mail: quand le papier est-il juridiquement obligatoire?
Le procès-verbal de l'assemblée générale doit-il aussi être envoyé en recommandé?
Selon les sources, non. Homegrade écrit que le syndic envoie le procès-verbal à tous les copropriétaires dans les 30 jours suivant la date de l'assemblée générale, mais n'impose pas de lettre recommandée pour cela. Quimmo ne mentionne la lettre recommandée que pour la convocation.
Pour le procès-verbal, une lettre ordinaire suffit donc selon ces sources. Avec un timbre non Prior, bpost la distribue en 3 jours ouvrables maximum, bien dans le délai de 30 jours. Vérifiez toutefois votre règlement de copropriété ou votre règlement d'ordre intérieur: une forme plus stricte peut y être prévue.
Attention au poids: si l'enveloppe avec le procès-verbal pèse plus de 50 g, ou si elle est plus grande qu'une enveloppe normalisée (125 x 235 mm, 5 mm d'épaisseur maximum), vous payez le tarif non normalisé: 3,26 € à l'unité en 2026.
Quel courrier d'une ACP peut partir avec un timbre ordinaire?
Pour la plupart du courrier d'une association des copropriétaires, les sources n'imposent pas de lettre recommandée. Voici, dans les grandes lignes, à quoi ressemble l'année:
Convocation à l'assemblée générale
Au moins 15 jours à l'avance, sauf en cas d'urgence ou si le règlement prévoit un délai plus long. Par e-mail uniquement aux propriétaires qui ont donné leur accord individuel et écrit.
Procès-verbal de l'assemblée générale
Dans les 30 jours à tous les copropriétaires. Les sources n'imposent pas de lettre recommandée.
Décomptes et relevés de charges
Aucune lettre recommandée imposée dans les sources. Vérifiez votre règlement de copropriété.
Courriers aux occupants
Travaux, entretien ou accords dans l'immeuble. Les locataires sont aussi informés de la date de l'assemblée par un avis affiché à un endroit visible.
Une règle prime toujours: si votre règlement de copropriété ou votre règlement d'ordre intérieur prévoit qu'une lettre donnée doit partir en recommandé, vous suivez le règlement. Et si vous voulez une signature à la réception pour une lettre précise, vous choisissez vous-même le recommandé. C'est alors un choix, pas une obligation selon ces sources.
Combien coûte une convocation recommandée par rapport à une lettre ordinaire pour une ACP?
Le tableau indique, par envoi, ce que vous payez au guichet de bpost en 2026 et à partir du 1er janvier 2027, et ce que cela coûte avec nos timbres. À l'unité, c'est le prix pour une lettre, par quantité le prix par timbre si vous achetez un feuillet de 10.
| Envoi | bpost 2026 à l'unité | bpost 2026 par quantité | bpost 2027 à l'unité | bpost 2027 par quantité | Chez goedkopepostzegels.be |
|---|---|---|---|---|---|
| Convocation recommandée (Belgique, jusqu'à 50 g) | €9,85 | - | €10,76 | - | Pas chez nous: au guichet ou avec le timbre spécial recommandé |
| Lettre ordinaire, par ex. procès-verbal (non Prior, jusqu'à 50 g) | €1,63 | €1,58 | €1,77 | €1,72 | À partir de 1,10 € par lettre (jusqu'à 30% moins cher) |
| Lettre ordinaire, nous collons (service d'affranchissement tout compris) | - | - | - | - | Jusqu'à 16% moins cher que chez bpost (enveloppe comprise) |
| Convocation par e-mail (avec accord écrit) | €0 | €0 | €0 | €0 | Pas de timbre nécessaire |
Tarifs bpost 2026 (dépliant tarifaire particuliers) et 2027 (communiqué de presse du 2 octobre 2026). Recommandé: national, normalisé jusqu'à 50 g. Nos prix: TVA comprise, livraison gratuite, le prix exact s'affiche dans la boutique.
Exemple de calcul: une assemblée générale, une lettre par lot, tous les propriétaires par courrier
| Immeuble | Convocation recommandée 2026 | Convocation recommandée 2027 | Procès-verbal en lettre ordinaire 2026 (à l'unité / par quantité) | Procès-verbal en lettre ordinaire 2027 (à l'unité / par quantité) | Procès-verbal envoyé en recommandé (2027) |
|---|---|---|---|---|---|
| 20 lots | €197,00 | €215,20 | €32,60 / €31,60 | €35,40 / €34,40 | €215,20 |
| 50 lots | €492,50 | €538,00 | €81,50 / €79,00 | €88,50 / €86,00 | €538,00 |
Exemple de calcul basé sur les tarifs bpost à l'unité et par quantité (feuillet de 10). Chaque propriétaire ayant donné un accord écrit pour l'e-mail retire une lettre recommandée du total.
La différence entre les deux types de courrier est importante. Pour 50 lots, le procès-verbal coûte en 2027 88,50 € avec des timbres ordinaires au guichet, contre 538,00 € si vous l'envoyiez aussi en recommandé. Cela fait 449,50 € par assemblée que vous ne devez pas dépenser si votre règlement n'exige pas de procès-verbal recommandé.
Avec nos timbres, vous payez ces lettres ordinaires encore moins cher: à partir de 1,10 € par lettre, jusqu'à 30% sous le prix du guichet. Les montants ci-dessus sont un exemple de calcul, pas un devis.
Combien coûte le courrier de mon immeuble par an?
Indiquez votre propre immeuble: le nombre de lots (nous comptons une lettre par lot), le nombre de propriétaires ayant accepté l'e-mail par écrit, le nombre d'assemblées par an et le nombre de lettres ordinaires que chaque propriétaire reçoit de vous (procès-verbal, décomptes, courriers aux occupants).
Calculateur du courrier de l'ACP
- Convocations recommandées
- Lettres ordinaires au guichet
- Économisé grâce aux accords e-mail
- Si vous envoyiez tout en recommandé
- Total par an (guichet, à l'unité)
Avec nos timbres, vous payez les lettres ordinaires à partir de 1,10 € par lettre, jusqu'à 30% de moins qu'au guichet.
Voir nos timbres →Exemple de calcul basé sur les tarifs officiels de bpost (recommandé national jusqu'à 50 g, lettre ordinaire non Prior jusqu'à 50 g). Ni avis juridique, ni devis.
Envoyer moins cher le courrier ordinaire de l'ACP?
Timbres bpost officiels à valeur fixe, jusqu'à 30% sous le prix du guichet et livraison toujours gratuite.
Voir nos timbres →Pas envie de coller? Nous collons pour vous →
Puis-je affranchir une convocation recommandée avec des timbres ordinaires?
Non. Si vous affranchissez une lettre recommandée avec des timbres, il vous faut l'affranchissement Prior (2,52 € en 2026) plus le timbre spécial pour envois recommandés d'une valeur de 7,33 €: 9,85 € au total. Selon le dépliant tarifaire de bpost, les frais de recommandé ne peuvent être payés avec des timbres qu'au moyen de ce timbre spécial. Selon le guide pratique de bpost, vous déposez une lettre recommandée au guichet d'un bureau de poste ou d'un point poste.
Si vous voulez un accusé de réception, vous payez selon bpost 1,64 € de plus par lettre. Depuis 2026, les envois recommandés ne peuvent plus contenir que des documents, ce qui ne pose pas de problème pour une convocation.
!Attention: le recommandé n'est jamais possible avec des timbres ordinaires seuls
Pas non plus avec nos timbres. Nous vendons des timbres bpost officiels à valeur fixe pour les lettres ordinaires, pas de timbres recommandés, et selon bpost, les anciens timbres en franc ou en euro ne sont pas valables pour les envois recommandés. Utilisez donc nos timbres pour le procès-verbal, les décomptes et vos courriers aux occupants, et déposez les convocations recommandées au guichet.
Sources: dépliant tarifaire bpost particuliers 2026, guide pratique bpost 2025, FAQ bpost anciens timbres.
Où un syndic achète-t-il des timbres pas chers pour l'ACP?
Chez goedkopepostzegels.be, vous achetez des timbres bpost officiels à valeur fixe en euro ou en franc belge, jusqu'à 30% sous le prix du guichet, à partir de 1,10 € par lettre et avec livraison gratuite. Vous les collez vous-même, ou vous nous laissez coller avec le service d'affranchissement tout compris: vous recevez alors les enveloppes déjà affranchies, jusqu'à 16% moins cher que chez bpost. Vous y glissez le procès-verbal, adressez et postez.
Vous gérez plusieurs immeubles? Commandez en une fois pour tous vos procès-verbaux et courriers aux occupants: vous aurez ainsi toujours des timbres sous la main. Vous voulez d'abord voir à quoi cela ressemble? Demandez une lettre test gratuite via notre page professionnels.
Bureau de syndic ou gestionnaire de plusieurs immeubles? Demandez une lettre test gratuite: Vers la page professionnels →
Vous préférez ne pas coller vous-même? Nous collons les timbres sur vos enveloppes: Vers le service d'affranchissement tout compris →
À lire aussi: Acheter des timbres en grande quantité: de 100 à 1.000 lettres
À lire aussi: Timbres pour associations: envoyer moins cher les courriers aux membres
À lire aussi: Où acheter des timbres? Tous les points de vente comparés
Qu'est-ce qui change en 2027 pour le courrier d'une ACP?
Le 1er janvier 2027, bpost augmente ses tarifs. Une lettre recommandée en Belgique passe de 9,85 € à 10,76 €, une lettre ordinaire de 1,63 € à 1,77 € à l'unité (1,72 € par timbre par 10). Une convocation recommandée pour une assemblée en 2027 coûte donc 0,91 € de plus par lettre qu'aujourd'hui.
Nos timbres ont une valeur fixe, et cette valeur ne suit pas la hausse. À partir du 1er janvier, la somme des timbres sur une lettre ordinaire doit atteindre au moins 1,77 €: c'est pourquoi, depuis fin octobre 2026, nous composons déjà chaque commande pour le tarif 2027. Si vous commandez maintenant, vous n'ajoutez rien et vous payez encore notre prix 2026. Les timbres en euro restent valables sans limite de durée, les timbres en franc belge jusqu'au 31 décembre 2027 inclus.
À lire aussi: Prix du timbre 2027: tous les nouveaux tarifs bpost
Source: communiqué de presse bpost tarifs 2027 (2 octobre 2026).
Questions fréquentes sur les timbres et le courrier recommandé pour les syndics
Oui. Selon Homegrade et Quimmo, le syndic convoque les copropriétaires par lettre recommandée, au moins 15 jours avant l'assemblée, sauf en cas d'urgence ou si le règlement impose un délai plus long. Les propriétaires qui ont accepté individuellement et par écrit de recevoir les communications par e-mail peuvent être convoqués par e-mail. Il s'agit d'informations générales, pas d'un avis juridique.
Oui, mais uniquement aux propriétaires qui ont accepté individuellement et par écrit l'envoi par e-mail (Quimmo). Tous les autres propriétaires reçoivent la convocation par lettre recommandée. Chaque accord e-mail fait économiser à l'ACP 9,85 € par convocation en 2026 et 10,76 € à partir de 2027.
Selon les sources, non. Le procès-verbal est envoyé à tous les copropriétaires dans les 30 jours suivant l'assemblée (Homegrade), mais les sources n'imposent pas de lettre recommandée pour cela. Une lettre ordinaire coûte 1,63 € en 2026 et 1,77 € à partir de 2027. Vérifiez toutefois votre règlement de copropriété ou votre règlement d'ordre intérieur.
Exemple de calcul avec une lettre par lot: 50 x 9,85 € = 492,50 € en 2026 et 50 x 10,76 € = 538,00 € à partir de 2027. Chaque propriétaire qui accepte par écrit l'envoi par e-mail retire une lettre recommandée du total. Le procès-verbal avec des timbres ordinaires coûte, pour 50 lots, 81,50 € en 2026 ou 79,00 € par quantité.
Non. Il vous faut l'affranchissement Prior plus le timbre spécial bpost pour envois recommandés de 7,33 €, ou vous déposez la lettre au guichet d'un bureau de poste ou d'un point poste. Les timbres ordinaires, y compris ceux de goedkopepostzegels.be, servent au courrier ordinaire comme le procès-verbal et les décomptes.
Chez goedkopepostzegels.be: des timbres bpost officiels à valeur fixe, jusqu'à 30% sous le prix du guichet, à partir de 1,10 € par lettre et avec livraison gratuite. Vous collez vous-même ou vous nous laissez coller avec le service d'affranchissement tout compris (jusqu'à 16% moins cher). Via la page professionnels, vous demandez une lettre test gratuite.
Selon les sources, la convocation doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date de l'assemblée, sauf en cas d'urgence. Si votre règlement impose un délai plus long, c'est celui-ci qui s'applique. Prévoyez une marge, car une lettre recommandée est généralement présentée le jour ouvrable suivant, contre signature.
Sources
- Homegrade: brochure Petite copropriété (convocation par lettre recommandée, 15 jours, procès-verbal dans les 30 jours; consulté le 29/10/2026)
- Quimmo: assemblée générale de copropriété (18/07/2022; convocation par lettre recommandée ou par e-mail avec accord individuel et écrit; consulté le 29/10/2026)
- Dépliant tarifaire bpost particuliers 2026 (lettre ordinaire 1,63 € / 1,58 €, recommandé 9,85 €, timbre recommandé 7,33 €, accusé de réception 1,64 €)
- Communiqué de presse bpost: tarifs 2027 (lettre ordinaire 1,77 € / 1,72 €, recommandé 10,76 €)
- VRT NWS: tarifs bpost 2027 (2 octobre 2026)
- Guide pratique bpost particuliers 2025 (déposer une lettre recommandée au guichet)
- FAQ bpost: différence entre Prior et non Prior (non Prior en 3 jours ouvrables maximum)
- FAQ bpost: les anciens timbres restent-ils valables?
Vérifié le 29/10/2026. Informations générales, pas d'avis juridique: en cas de doute, la loi, votre acte de base et votre règlement de copropriété priment.
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